Site.nu
SendtoDeliver – Carsten van Eken
Wilde Amsterdam

Als je start met ondernemen, open je werelden voor jezelf waarvan je daarvoor niet eens wist dat ze bestonden — weet je wat social proof is en of dit een tactiek is die je moet toepassen? Met welke zaken moet je eigenlijk allemaal rekening houden als je een bedrijf begint, waar moet je voor waken en wat zijn echte musts om te doen?

In deze serie lees over verschillende onderwerpen die belangrijk zijn voor ondernemers. Niet geplukt van een website die de zoveelste open deur intrapt, maar van mensen. Onze mensen. Vijf ondernemers van StartDock vertellen over hun bedrijf en hun branche, zodat jij ervan kan leren. In dit deel is Carsten aan het woord, hij is de spin in het web van drie verstrengelde bedrijven met inmiddels 14 werknemers waar hij samen met Jan-Hein en Petra de eigenaar van is.

Jullie hebben met z’n drieën drie bedrijven? Klinkt ingewikkeld.

Carsten: ‘Elk bedrijf heeft zijn eigen expertise en kan elk zijn eigen opdrachten aannemen. Wilde Amsterdam doet design en branding, SendtoDeliver doet online marketing en Site.nu doet de development van websites. We zijn met drie personen eigenaar van alle drie de bedrijven. Het overkoepelende bedrijf heeft wel een naam, maar dat is eigenlijk alleen voor de KvK.De opdrachten komen via verschillende takken binnen, elk van de drie losse bedrijven heeft zijn eigen aanvoer. Soms komt er iemand binnen via Site.nu omdat ze een website nodig hebben, of via SendtoDeliver omdat ze marketing nodig hebben.

Als ik met een partner aan tafel zit vanuit Site.nu, is er geen verwarring of ik misschien ook marketing of design doe. Ik kan dan heel makkelijk een product op tafel leggen en tot de kern komen. De drempel is op deze manier lager dan wanneer ik met alle drie de bedrijven tegelijk kom aanzetten.

Als zo’n project is afgelopen dan willen we graag een langdurig partnership aangaan met de partij, voor bijvoorbeeld een jaar. Als we zo’n partnership voorstellen, wordt het voor die partij ook duidelijk dat we meer kunnen dan alleen technisch een website bouwen en we ze bijvoorbeeld ook design of marketing kunnen bieden. Hier valt dan gemakkelijk verder over te praten. We voegen de expertises van de verschillende merken samen zodat we over de gehele breedte een samenwerking kunnen aangaan.

De losse onderdelen werken zoals acquisitie middel voor de andere takken. Sterker nog, Wilde Amsterdam doet niks aan promotie of marketing, de website is zelfs al 3 jaar niet onderhouden, dit is een kwestie van prioriteiten die wij stellen. Het kan nu namelijk volledig leunen op de input van de andere merken.’

Wat is jouw rol in dit alles?

Carsten: ‘Mijn expertise is projectmanager. Ik ben de poortwachter voor alle informatie die het bedrijf binnenkomt, maar ook voor alle informatie die eruit gaat. Daarmee draag ik de verantwoordelijkheid van alle productie die door ons bedrijf heenloopt. Ik weet genoeg van marketing, design en development om daar veel over te kunnen vertellen. De term scrum master wordt daar ook wel voor gebruikt, maar ik vind die eerlijk gezegd een beetje overhyped.’

De zzp’er als projectmanager

De zzp'er als projectmanager

Met de rol die Carsten heeft lijkt het alsof hij ver weg staat van een startende ondernemer of freelancer omdat hij het middelpunt van een goed geoliede machine is. Maar eigenlijk moet elk individu ook zijn eigen projectmanager zijn. Carsten: ‘Structuur is niet alleen nodig als je werknemers hebt. Als je een project aanneemt is het belangrijk om dat van tevoren te structuren. Kijk wat voor een project het is, hoeveel uur je eraan gaat besteden, hoe je maandplanning eruitziet, hoeveel andere projecten je gaat draaien, wanneer je eraan kan werken, en wat realistische afspraken zijn met de klant.’

Kan je een voorbeeld geven van iets dat je nu doet, waar beginnende ondernemers of freelancers ook nog mee zouden kunnen worstelen?
Carsten: ‘Een veelgemaakt fout, zeker bij beginnende of kleinere ondernemers, is dat een klant veel gaat vragen nadat je een afspraak hebt gemaakt. Je maakt product X voor 1000 euro en je spreekt af daar een aantal uren voor te maken. Voor die uren lever je een van tevoren afgesproken product op. Wat je vaak ziet is dat een klant in het proces heel erg gaat trekken.

“Kan je niet nog even die pagina maken?”

“Kan je die plaatjes ook nog even optimaliseren?”

“Hosting? Dat doe je toch gratis?”

Dit is een veel voorkomende valkuil. Als je voor jezelf je targets en doelstelling heel helder hebt en dat ook helder met de klant bespreekt, maakt dat het ook veel makkelijker om tegen een klant te zeggen als iets niet de afspraak is. Je kan dan zeggen:

“Als je wilt hebben wat je nu vraagt kan dat, maar dan verschuift de deadline en gaat dat wel zoveel uur en daarmee zoveel euro kosten.”

Dit klinkt heel simpel en makkelijk, maar vooral in de emotie van moeilijk lopende projecten kan je daar soms heel moeilijk je rug bij recht houden.’

Hoe kan je je daartegen wapenen? Vooral ook in het begin.

Carsten: ‘Heel goed voorbereiden. Echt weten hoeveel uur iets kost en heel duidelijk deze punten met de klant stapsgewijs doorlopen:

“Dit is wat we gaan maken, zoveel uur heb ik ingeroosterd, dit zijn de weken wanneer we ermee aan de slag gaan en dit is het resultaat dat je op die dag gaat krijgen.”

Op het moment dat een klant daarvan afwijkt, is het heel makkelijk om te verwijzen naar hetgeen dat je natúúrlijk op de mail hebt gezet. Waarbij je kan zeggen:

“Kijk eens, hier staat deze afspraak voor zoveel geld, maar nu vraag je dit, dat staat er niet in. Ik wil het graag voor je doen, maar dan gaat het meer kosten en maken we er een extra afspraak voor.”

Je hoeft je dan ook niet te schuilen achter mondelinge afspraken maar kan je gewoon verwijzen naar de afspraken die op papier staan. De volwassen variant van een dusdanige afspraak is een contract, maar bij kleinere opdrachten volstaat de mail.

Per freelancer of startup zijn de afspraken die je moet maken natuurlijk anders. Maar het zijn altijd afspraken waarvan je van tevoren kan bedenken dat ze zowel bij jou als voor de klant 100% duidelijk moeten zijn om een gezonde productie in te stappen.’

Niet nagekomen afspraken

Het kan natuurlijk voorkomen dat je een afspraak maakt met een klant waarbij na een tijd duidelijk wordt dat je deze niet meer kan nakomen. Een voorbeeld daarvan is een inschatting van het aantal uren dat je maakt. Meestal is er wel een reden te achterhalen, dit kan iets zijn wat je eigen schuld is, of het kan aan de klant liggen. Maar er hoeft niet altijd een specifieke reden voor te zijn, soms heb je gewoon niet goed ingeschat hoeveel tijd je eraan kwijt zou zijn. Carsten: ‘Als je een foute inschatting hebt gemaakt, kan je daar maar beter eerlijk over zijn. En dit op tijd doen. Je ziet heel vaak dat als er een deadline is, iemand in de avond, of zelfs de ochtend erna, belt om te vertellen dat het niet lukt. Als het goed is, zie je dat al zeker een paar dagen of een week van tevoren aankomen. Er is niks fijners voor zowel de klant als voor jezelf als je ruim van tevoren belt en vertelt dat je het misschien niet gaat halen. Veel klanten zullen dan coulant zijn, maar er zitten er altijd bij die zeggen: “jammer joh, dat is jouw probleem.” Dan is het slikken en je verlies nemen en avond- en weekenduren gaan maken, of zeggen dat het echt niet lukt en vragen hoe het opgelost kan worden.

Wat is de grootste fout die je gemaakt hebt?

Carsten: ‘Voordat ik in mijn huidige rol zat, had ik samen met Jan-Hein een detacheringsbureau voor studenten. Bij onze allereerste klant hadden we een afspraak gemaakt om twintig studenten te plaatsen. Zij zouden 1000 euro per student opleveren. Op de dag dat ze bij de desbetreffende partij langs zouden gaan, kreeg ik een mailtje. Hierin stond: “Oh ik zie dat je in de mail hebt staan dat het 1000 euro per student is, maar dat is natuurlijk 1000 euro in totaal.” Ik had geen contract en ook geen handtekening van de klant. Wel had ik het mailtje waarin stond dat het 1000 per student was, maar daar hadden ze nooit op gereageerd afgezien van deze laatste mail. Dat betekent dat het niet is bevestigd en daarom hadden we geen poot om op te staan. Dit was natuurlijk heel makkelijk te voorkomen.’